Primer añito con GTD

Parece que fue ayer, pero… ¡qué diferencia con ayer!

Durante este año, como en otros, han pasado muchas cosas. Pero no han pasado de la misma manera. Este año tengo la sensación de que he ido más al timón que en piloto automático o a la deriva.

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Ah, esto debe ser lo que se usa para mover el timón con propósito

Quizás no hubo una sola causa, pero tengo bastante claro que una de ellas ha sido subirme al carro de GTD. La otra, tal vez, ha sido adoptar técnicas que he leído. El caso es que tengo mucho más trabajo que hace un año. Más llamadas, más correos, más reuniones… Y, sin embargo, lo llevo bastante bien.

Comparto en este post algunos aspectos en los que me ha ayudado GTD:

  • Me he deshecho de cosas como “tengo que acordarme que…”, “que no se me olvide hacer tal…”. Te llegas a acostumbrar a sufrir con esas cosas porque piensas que le pasa a todo el mundo y es algo inevitable. Pues no: cuando te habitúas a capturar y tu cerebro se cree que luego decidirás sobre eso, fin al estrés.
  • Voy aprendiendo a decir “no” más a menudo. Y la mayor parte de las veces no pasa absolutamente nada. En el peor de los casos, renegocias. Cuando revisé mis listas y comprobé que entraba mucho más de lo que salía me dije “cierra un poco la puerta” porque esto no es sostenible.
  • Me encuentro tranquilo con las cosas que delego, porque las tengo a buen recaudo y vuelvo sobre ellas a menudo.
  • Cuando revisé mis valores, los puse al lado de mis listas de tareas. ¿Estaban en sintonía? Pues al principio no. No puedo decir que lo tenga todo fetén, pero GTD es una cámara de fotos muy buena de cómo gestionas tus compromisos. Y si los gestionas mediante unas rutinas que no siguen tus valores, entonces no te sentirás bien.
  • Me voy deshaciendo de ese lenguaje nebuloso que te empuja al estancamiento. Cosas como “ver el tema de xxx”, “regalos navidad”, “reunión”. Acciones concretas, resultados loncheados.

Con la excusa del aniversario, releo el libro de J.M. Bolívar  sobre productividad personal y me doy cuenta de que he pasado algunas cosas por alto, y me propongo corregirlas. Dos de ellas:

  • Dejar de picotear el correo. Poco a poco fui volviendo a este mal hábito. He eliminado el widget del teléfono y el correo está escondido. Es genial cuando lo procesas todo de una tacada. Ha pasado un día, pero no ha pasado nada que hubieras mejorado por leer el correo cada media hora. Algunos problemas que parecían estallar a las 9:00 se arreglaron a las 15:00. ¡Magia!
  • Reservarme un rato al final de la jornada para procesar y revisar un poco más a fondo, visualizar mi día de mañana, elegir un par de acciones estrella, dejar mi puesto de trabajo despejado y hacer 5′ de mindfulness para llegar a casa despejado y sin temas laborales colgando. En esto último ha contribuido un podcast de Berto Pena.
  • Hacer la revisión semanal. Leo que hay bastante discordia con ese tema, tal vez porque no es un hábito diario. No obstante, es mi propósito para mantener el sistema a punto.

Me quedan cosas que mejorar, de esto no hay duda, pero siento que algunos buenos hábitos han llegado para quedarse y que no hay marcha atrás. Eso es bueno. Dicen que la felicidad no es un destino, sino un viaje, así que no estoy ansioso por llegar, sino que procuro disfrutar del aprendizaje.

Un saludo a todos y gracias a todos los que hacéis posible que aprendamos para crecer.

 

 

 

Tus pensamientos no lo saben todo

Me explicaba A.J. Masiá en su taller de GTD que nuestro principal recurso mental es la atención, y tiene mucha razón. En su libro Focus, Daniel Goleman desarrolla bastante este asunto y menciona a los distractores, esos estímulos que nos roban nuestra limitada atención. Pues bien, los peores de todos son los emocionales. O sea, los que producimos en nuestro interior (aquello que me dijo mi pareja, cómo me ha mirado aquél, ¿habré hecho bien?). A veces son una avalancha y se llevan toda nuestra atención.

Oh-oh. Ahí vienen todos estos pensamientos, ¡y todos quieren mi atención!

El mindfulness o atención plena (exacto, atención) tiene un enfoque interesante para esto. Da por hecho que los pensamientos vendrán lo queramos o no, y que lo que debemos hacer es dejarlos pasar pero sin vernos obligados a seguirlos ni juzgarlos. No te empeñes en parar las olas: surfea. La técnica de etiquetado resulta muy útil. Como se plantea en el libro Mindfulness para la felicidad de Ruth A. Baer, es muy interesante practicar un ejercicio de etiquetado de sensaciones, pensamientos, emociones e impulsos. Simplemente se trata de, durante un rato, etiquetar en su categoría cada pensamiento según te venga (“estoy pensando en ese informe”, “me pica la pierna, tengo el impulso de rascarme”, “me encuentro cenizo”, “me ha venido a la cabeza una idea para la próxima entrada de mi blog”…). Es pensar sobre el pensamiento: como si vieras tu mente desde fuera. Con la práctica, tendremos menos tendencia a dejarnos llevar por estos estímulos a menos que así lo decidamos y mantendremos nuestra atención para lo que queramos. Barato y se puede hacer en culaquier sitio, incluso donde estás ahora mismo.

Como frase final de resumen, dejo una de un libro de mindfulness para niños titulado Tranquilos y atentos como una rana, de Eline Snel:

“Tus pensamientos son solo eso, pensamientos. ¡No lo saben todo!”

Primeros pasos con GTD

Después de terminar el curso sobre GTD que mencioné en mi anterior post me puse manos a la obra. La verdad es que las primeras sensaciones eran muy buenas: efectivamente, vaciar la mente apuntándolo todo daba una sensación de bienestar.

No tardé en darme cuenta de que mantener ese bienestar tenía un precio. Mi cerebro desconfiaba de sí mismo, así que era prioritario crear buenos hábitos para demostrarle que se podía olvidar de lo que había apuntado. Tenía que hacer un sistema confiable. De otro modo, las “cosas” seguirían vagando por la mente, subiendo y bajando a su antojo.

Funcioné durante un mes y medio con el sistema en papel que nos proporcionó Antonio José Masiá. Creo que fue un buen comienzo, pero algunas listas se hacían demasiado farragosas de revisar entre tanto tachón.

iGTD

iGTD

Después de revisar la documentación del curso estuve trasteando Wunderlist y la verdad es que me convenció. Como programa a base de listas me parece muy sencillo y no hay que andar copiando y pegando cuando los elementos se transforman y pasan de un sitio a otro, sino que vale con arrastrar. Tiene la opción de buscar, lo que puede ser útil para revisar todos los temas con una persona y la opción de asociar un marcador a los temas “destacados” (esto quizá no es muy ortodoxo, pero de momento me es útil). Sin embargo, para tener información asociada a acciones, proyectos, etc. uso Evernote y el Outlook corporativo. Y como calendario, también Outlook, ya que muchas reuniones entran directamente por ahí.

Las herramientas funcionan bien, pero he ido descubriendo que no son la clave. En las revisiones (en el caso de las semanales cuesta reservarse un rato fijo) voy descubriendo problemas que van surgiendo. Unas veces son compromisos mal gestionados, otras son una mala aplicación del método…

Leyendo el libro “Productividad Personal: Aprende a liberarte de estrés con GTD” de José Miguel Bolívar me di cuenta de algunos aspectos a los que debía prestar más atención y que podían significar una gran diferencia:

  • Revisar es fundamental
  • Captura a todas horas, pero recuerda: nada de verbos
  • El lenguaje nebuloso es peligroso: define bien y usa las palabras adecuadas
  • En mi profesión, el término “proyecto” es otra cosa. Lo he cambiado por “resultado” para no confundir ambos conceptos
  • Cuando procesas, procesas. Producción en cadena. Pocos ratos, pero buenos
  • En las listas de contextos, 10-12 elementos. Si no, algo pasa.

Hay más aspectos que pulir pero me quedo con los anteriores de momento, que no está mal.

Lo que me ha resultado curioso es lo que se puede aprender de uno mismo mirando cómo evoluciona el sistema. Uno puede ver cómo gestiona compromisos, qué lenguaje usa, cuántos contextos tiene, cómo tiene tendencia a fechas subjetivas, etc. Creo que los errores en GTD pueden ser muy didácticos si se aprende de ellos.

Voy a tachar esto y a otra cosa…

Y llegó GTD

GTD – David Allen

Como todos los días, me encontraba yo luchando contra mi calendario, mi agenda, los papeles sobre mi mesa, otra app de tareas nueva que estaba probando, mi memoria… cuando llegó GTD. Me habían aceptado un curso de “esto” que había pedido para los compañeros de mi departamento.

Desde hacía ya algún tiempo tenía claro que, como escribió Stephen Covey, debía invertir algo de tiempo en “afilar la sierra” porque la mía iba necesitando mantenimiento. El no afilarla venía por dos motivos, siendo el primero la típica “falta de tiempo”. Sí, ya sé que es un error y que además tiempo “hay el que hay”, otra cosa es que lo hayamos llenado de otras cosas que hacer. Pero el segundo motivo era la desconfianza en el afilador que debía usar. Periódicamente llegaban a mí informaciones respecto a sistemas para mejorar la organización y la productividad: filosofías de trabajo, aplicaciones, buenas prácticas… Tenían buena pinta, pero no tenía claro que fueran para mí, especialmente después de ver cómo algún compañero se estrellaba después de echarle horas. Vamos, que sospechaba que el afilador podía romper algún diente de mi ya maltrecha sierra.

Y llegó GTD en forma de curso. Como no tiene uno esta suerte todos los días, decidí apagar todos los avisos de los gadgets y poner toda mi atención en el nuevo afilador que me presentaban. Encantado lo primero con el formador, Antonio José Masiá, que entró con buen pie: contándonos su propia historia. Cuando compartió su experiencia anterior a emplear GTD, me vi totalmente reflejado: desorden, hacer por impulsos, cosas olvidadas, llegar tarde, compromisos no cumplidos, gente cabreada con uno, remordimientos, estrés y demás. Pero nos aseguró que hay vida más allá del caos, y una de esas posibles vidas pasa por subirse al carro de GTD.

Evidentemente, el ticket de ese viaje tiene un precio: compromiso, esfuerzo y echarle tiempo y ganas. Igual que hacer ejercicio, adelgazar, estudiar… requiere forjar hábitos a base de disciplina (¡qué sorpresa!). Pero esa inversión la recuperaremos con creces, nos dice. Pues a invertir se ha dicho.

Después de revisar un poco el funcionamiento de nuestra mente, de la necesidad que tenemos “los trabajadores del conocimiento” de usar un sistema distinto que consideremos 100% fiable para poder “vaciar la mente” con tranquilidad y de la definición de lo que es ser productivo, pasamos a la operativa. En síntesis se trata de un workflow que hay que seguir de manera disciplinada en varios pasos y (¡sorpresa!) con un lenguaje adecuado para que nuestro cerebro lo procese de le mejor manera. Y como quiera que esto lleva un tiempo, nos ha puesto a trabajar y nos veremos en unas semanas para compartir la experiencia y ampliar conocimientos. Eso sí, nada de apps. Nos ha dado un sistema en papel y boli, ya que ha insistido en que es la mejor manera de aprender. El curso ha gustado mucho y nos hemos propuesto usar el GTD en equipo, que siempre anima más y dificulta el abandono.

Pues, ¡al tajo! Solo con empezar ya tiene una ventaja: sabes que lo tienes todo apuntado en un sistema y que, en menos de una semana, si ése no es su sitio dentro del sistema irá a donde le corresponde cuando se haga la revisión. ¡Es saludable eso de “vaciar la mente”!

Ya puedo tachar la acción “escribir entrada blog”. Va a ser cierto que el cerebro es un “yonqui de tachar”.

Hacer posible lo imposible (TEDx) por Omar Villalobos

Omar Villalobos

Es curioso este Omar Villalobos, no lo conocía. Pero me hizo gracia, nada más empezar, cuando hace referencia a que hay que poner en práctica las cosas que sabemos. No tiene sentido acumular conocimientos y no ponerlos en marcha. ¡Hay que practicar! Estoy totalmente de acuerdo.

Él sabe cómo mantener atenta a la audiencia, y lo pone en práctica. Aunque los “castigue” de pie.

Me quedo con la idea de que hay que conectar con las emociones de los demás y de que nuestra mente vive “engañada” por los demás, lo cual supone un corsé que sólo podemos ensanchar “engañándonos” positivamente nosotros mismos.

Ahora… ¡a practicar!

 

 

The Human Face – BBC

The Human Face – John Cleese

Tirando de una referencia del libro “Focus” de Daniel Goleman, me he encontrado con esta serie documental relativa a las expresiones faciales. El presentador y “animador” es John Cleese, lo que me parece muy acertado.

Parte de los contenidos se basan en los estudios llevados por Paul Ekman, un psicólogo especializado en las expresiones faciales.

 

Hola mundo

Declaración de intenciones

Abro este blog con el propósito de dejar por escrito algunas de mis ideas, aquéllas que valga la pena compartir. También para compartir experiencias propias o ajenas de las que alguien más pueda sacar provecho.

Qué es mi blog

En el océano digital, es fácil marearse en la tormenta de información. Intentaré compartir cosas con fundamento.

Algunos temas de los que me interesan: agua, divulgación científica, autogestión y productividad, familia, amigos…

Qué NO es mi blog

No es un blog para ir “contra” nada ni nadie. Tampoco para protestar ni quejarme.

Como soy algo gandul, no daré mucho el follón.